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TOPdesk: Release Q1 2019 (9.02.008)

Wie im Interview zum neuen Assetmanagement angekündigt, baut TOPdesk den Funktionsumfang weiter aus. Im aktuellen Release wurden nun Berechtigungen auf Ebene der Asset-Arten hinzugefügt. 

Berechtigung für Asset-Typen

Diese Berechtigungen sind eine wichtige Grundlage, um das Assetmanagement abteilungsübergreifend nutzen zu können. Sie können damit den Zugriff auf bestimmte Asset-Arten einschränken.  Über Berechtigungsgruppen können Sie nun genau steuern, welcher Bearbeiter welche Rechte auf die einzelnen Asset-Arten bekommt. 
Wenn Sie das neue Assetmanagement bereits im Einsatz haben, bekommt beim Update jeder Bearbeiter Zugriff auf sämtliche Assetarten. Sie können nach dem Update die Berechtigungen entsprechend anpassen.

Aktuell ist es bei einer Migration vom Configuration- zum neuen Assetmanagement noch nicht möglich, die bestehenden Berechtigungen zu übernehmen. Das soll in einigen Wochen verfügbar sein. Bis dahin können Sie schon jetzt migrieren und setzen einfach nach der Migration die Berechtigungen neu.

Berechtigungsvergabe für einzelne Assetarten auf Basis der Berechtigungsgruppen

Berechtigungsvergabe für einzelne Assetarten auf Basis der Berechtigungsgruppen

In einem weiteren Schritt wird das neue Assetmanagement die Funktion des Niederlassungsfilters hinzugefügt. Mit Filtern in TOPdesk können Sie einer festgelegten Gruppe von Bearbeitern bestimmte Informationen zur Verfügung stellen. Der Niederlassungsfilter filtert die sichtbaren Karten nach Niederlassungen für alle oder nur bestimmte Bearbeiter. So können Sie beispielsweise einstellen, dass Personen nur Daten ihrer eigenen Niederlassung sehen dürfen.

Ereignisse beim Hinzufügen von Dateien auslösen

Lädt der Melder über das Self-Service-Portal eine Datei zu einem Incident hoch, wird diese Aktion ab sofort als „Karte bearbeitet“ für Ereignisse registriert. Haben Sie für „Karte bearbeitet“ automatische Aktionen (Ereignisse) definiert, so werden diese ausgelöst.

Um zu verhindern, dass bei jedem hochgeladenen Anhang E-Mails oder andere Aktionen ausgelöst werden, können Sie in TOPdesk einstellen, dass der Incidentstatus stattdessen auf „Vom Melder aktualisiert“ (oder ähnliches) gesetzt wird. Sie sollten vor dem Update kontrollieren, welche Ereignisse bei welchem Statuswechsel ausgelöst werden, um unnötige eMails und Aktionen durch Anpassung der Konfiguration zu verhindern.

eMail-Loops vermeiden

Sie kennen das: TOPdesk sendet automatisch eine eMail an den Nutzer und der sendet eine Out-of-Office-Meldung zurück und das System registriert dies als neue Mail vom Nutzer. Diese Verhalten können Sie nun Dank einer neuen Option verhindern. Wie sie diese konfigurieren, erfahren Sie in Know-how-Eintrag 5331 (Zugang zum TOPdesk-Extranet erforderlich).

Gebäudemanagement

Sie können mit dem neuen Update in den Einstellungen des Gebäudemanagements den anpassbaren Namen von „Raum“ auf „Standort“ ändern, sofern das besser zu Ihrer Situation passt. Ohne Gebäudemanagementlizenz finden Sie die Einstellung dafür unter Einstellungen Stammdaten > Anpassbare Namen.

Besucherregistrierung

Das neue Release ermöglicht Ihnen, jegliche zu Besuchern hochgeladenen Dateien, nach einem festgelegten Zeitraum automatisch zu löschen. Diese Option finden Sie in den Funktionseinstellungen > Dateipflege. Damit können Sie die Grundprinzipien der DSGVO für diesen Bereich ganz einfach umsetzen.

Aufgabenbenachrichtigungen aus Labs entfernt

Bearbeiter können in ihren persönlichen Einstellungen festlegen, welche Art von Benachrichtigung sie erhalten möchten. Neu ist die Option „Browser Benachrichtigungen“. Damit bekommen Sie eine Nachricht vom Browser, auch wenn der geschlossen ist. Diese Funktion ist bei Verwendung von Mozilla Firefox und Google Chrome verfügbar.

Damit Sie nicht bei jeder automatischen Aktion eines Servicekontos eine Benachrichtigung erhalten, können Sie diese Konten einer Blacklist hinzufügen. Die Einstellung finden Sie unter Funktionseinstellungen > Aufgabenbenachrichtigungen. Mehr Informationen zu den Benachrichtigungen finden Sie in einem Blogbeitrag bei TOPdesk.

Mobiler Zugriff auf das Self-Service-Portal

Zusätzlich zu den bereits im Responsive Design erstellten Formularen, bekommen Melder jetzt auch eine verbesserte Ansicht der Incidents auf dem Mobilgerät. Eine Übersicht der für Mobilgeräte optimierten SSP-Features finden Sie in diesem Eintrag: SSP-Zugriff auf Mobilgeräten (Zugang zum TOPdesk-Extranet erforderlich).

Alle Neuerungen sind sowohl in der Professional- als auch der Enterprise-Edition von TOPdesk verfügbar.