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Neues Assetmanagement bei TOPdesk – mehr Flexibilität für ITSM und ESM

Mitte letzten Jahres hat TOPdesk das neue Asstemanagement vorgestellt. Es wird mittelfristig das bekannte Configurationmanagement ablösen. Im Mittelpunkt steht dabei mehr Flexibilität. Sie entscheiden, welche Informationen Sie zu den unterschiedlichen Assetarten benötigen. Wir haben mit Pedro Llinás de March, Berater bei TOPdesk, über das neue Assetmanagement gesprochen, um zu erfahren, was dahinter steckt und wie es weiter geht.

servicemanagement.tools: TOPdesk hat vor geraumer Zeit das neue Assetmanagement vorgestellt: Was sind die neuen Kernfunktionen des Moduls?

Pedro Llinás de March: Bei dem neuen Modul dreht sich alles um Flexibilität. Der Bearbeiter bestimmt, wie er das Modul am besten für seine Anforderungen einsetzen möchte. Jeder Asset-Typ, wie beispielsweise PC oder Drucker, kann einzeln über eine Vorlage bestimmt werden, so dass jede Asset-Karte genau die Informationen anzeigt, die benötigt werden. Leere oder irrelevante Felder lenken den Bearbeiter nicht mehr von den Informationen ab, die er sehen möchte. Im Modul kann man Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Assets erstellen und in einer grafischen Übersicht einsehen. Nicht nur die Abhängigkeit zwischen verschiedenen Assets kann abgebildet werden, sondern auch die zu den Services. Gibt es zum Beispiel ein Problem mit einem Server, kann man im neuen Assetmanagement schnell erkennen, welche Services zu den Themen Server betroffen sind. TOPdesk kann auch die von dem Server abhängigen Services automatisch als „nicht verfügbar“ anzeigen. Wenn es ein Problem mit einem einzelnen Asset gibt, können die daraus resultierenden Auswirkungen abgeschätzt werden – Stichwort Impact Analyse. Darüber hinaus bietet unser Assetmanagement eine leistungsfähige REST-API zur Integration anderer Tools. Alle Informationen zur REST-API finden Sie hier.

Assetmanagement im Bearbeiter-Bereich

Assetmanagement im Bearbeiter-Bereich

 

servicemanagement.tools: Was können TOPdesk-Bearbeiter, was sie mit dem bisherigen Configurationmanagement nicht können?

Pedro Llinás de March: Der Bearbeiter kann beliebig viele Vorlagen mit entsprechenden neuen Feldern definieren. Beispielsweise stehen freie Textfelder, Suchlisten, Checkboxen oder Datumsfelder zur Verfügung. Das neue Modul bietet auch eine umfangreiche Vorgeschichte. Jede Änderung wird im Asset (Configuration Item) dokumentiert. Beziehungen zwischen den Assets und Services können dank der grafischen Übersicht schnell dargestellt und erkannt werden.

Impact-Analyse von Störungen eines CIs

Impact-Analyse von Störungen eines CIs

 

servicemanagement.tools: Welches Ziel verfolgt TOPdesk mit dem neuen Assetmanagement? 

Pedro Llinás de March: Wir möchten unseren Bearbeitern mehr Flexibilität und Freiheit geben. Die Asset-Vorlagen können sehr einfach durch einen Asset-Designer erstellt und definiert werden. Wenn der Bearbeiter ein neues Feld hinzufügen möchte, kann er das schnell und einfach über eine intuitive Benutzeroberfläche tun. Wichtig ist es zudem, den Bearbeitern, dank der REST-API mehr Anbindungsmöglichkeiten zu bieten.
Enterprise-Servicemanagement wird darüber hinaus immer wichtiger. Dank der neuen Struktur des Assetmanagements können nicht nur IT-Assets, sondern auch Assets von anderen Abteilungen abgebildet werden. Zum Beispiel können Objekte vom Facility-Servicemanagement sehr gut in TOPdesk verwaltet werden. So können Bearbeiter dasselbe System für mehrere Abteilungen nutzen.

servicemanagement.tools: Was gab den Ausschlag für die Neuentwicklung?

Pedro Llinás de March: Das Feedback unserer Kunden ist uns sehr wichtig. Es gab vermehrt den Wunsch nach mehr Flexibilität und neuen Funktionalitäten Die Darstellung der Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Configuration Items und deren Services werden auch immer wichtiger. Anstatt neue Funktionalitäten in das aktuelle Configurationmanagement hinzuzufügen, haben wir uns für die Entwicklung eins neuen Moduls entschieden. Es ist komplett auf API-Basis entwickelt worden. Dies gibt uns zukünftig mehr Möglichkeiten neue Funktionalitäten anzubieten. Zudem ermöglicht es den Bearbeitern, eine einfache Anbindungsweise des Assetmanagements zu Drittsystemen.

servicemanagement.tools: Wie können TOPdesk-Nutzer vom Configurationmanagement- zum Assetmanagement-Modul migrieren? Was ist dabei zu beachten?

Pedro Llinás de March: Die Assets können vom alten Configurationmanagement migriert werden. Die erstellten Asset-Typen können durch individuelle Beziehungstypen miteinander verknüpft werden. Das bedeutet, dass der Bearbeiter entscheiden kann, welche Objekte ins neue Assetmanagement migriert werden sollen und welche nicht.
Für den Umstieg bietet TOPdesk einen Migrationsassistenten an. Dieser prüft, ob die ausgewählten Objektklassen erfolgreich migriert werden können oder nicht. Sollte die Migration nicht automatisch erfolgen können, warnt das System den Bearbeiter. Der TOPdesk-Support bietet in diesem Fall Unterstützung. Wichtig ist zu prüfen, ob Anbindungen mit Drittsystemen (z.B. Importe von Hardware) aktiv sind. Diese Importe müssten neu erstellt und konfiguriert werden. Bei Fragen helfen unsere Berater und unser Support gerne weiter.
Unter folgendem Link bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit zu prüfen, was für eine Auswirkung die Migration beinhaltet. Anhand der Funktionalitäten, die im aktuellen Configurationmanagement genutzt werden, kann der Kunde schnell einsehen, ob die Migration eine hohe oder mittlere Auswirkung haben wird.

servicemanagement.tools: Können die beiden Module parallel betrieben werden? Wenn ja, für welche Zwecke ist das sinnvoll?

Pedro Llinás de March: Beide Module können derzeit parallel betrieben werden. Das alte Configurationmanagement wird bis Ende 2020 von TOPdesk zur Verfügung gestellt. Der Kunde entscheidet, ab welchem Zeitpunkt er die Migration durchführen möchte.

servicemanagement.tools: Gibt es bestimmte Anwendungsfälle, bei denen Sie auf jeden Fall zu einer Migration zum neuen Assetmanagement raten?

Pedro Llinás de March: Wenn man einen besseren Überblick über die Beziehungen zwischen den verschiedenen Assets und Services haben möchte, empfehlen wir die Migration durchzuführen. Durch die grafische Übersicht ist zudem eine Impact Analyse möglich. Wer seine Asset-Vorlagen individuell auf Feldebene gestalten möchte, sollte ebenfalls migrieren. Die API bietet zusammen mit dem Assetmanagement darüber hinaus flexible Anbindungsmöglichkeiten mit Drittsystemen.

servicemanagement.tools:Welche weiteren Funktionen sind in der nächsten Zeit geplant?

Pedro Llinás de March: In der letzten Version wurde das neue Berechtigungskonzept veröffentlicht. Jetzt ist es möglich Berechtigungen für jede Asset-Vorlage zu definieren. Auf dieser Webseite finden Sie die Roadmap für das Assetmanagement. Dort wird ersichtlich, welche Funktionalitäten aktuell entwickelt werden und welche noch anstehen. Aktuell arbeiten wir an den Funktionalitäten des Lizenzmanagements und an dem Barcodemodul, damit Kunden, die das Modul im Configurationmanagement nutzen, zum Assetmanagement migrieren können.

 

Vielen Dank an Pedro Llinás de March für die vielen Informationen.