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Kanban-Board mit integrierter Workflowautomatisierung

Efecte Kanban Board

Efecte – The Kanban Board that Knows How Your Business is Run – so lautet die Überschrift auf der Webseite von Efecte. Übersetzt bedeutet das etwa: ein Tool das weiß, wie Ihr Geschäft läuft!

Ein Versprechen, das sich einerseits wie die Erfüllung von (kühnen) Träumen anhört, andererseits auch ein wenig nach Übertreibung klingt.

Im Management und den Fachabteilungen wird oft und heiß diskutiert, wie das Geschäft funktioniert. Alles wird analysiert, bewertet, verglichen und diskutiert: Strategie, abgeleitete Ziele, Programme, Projekte und Kennzahlen. Nicht immer sind die Argumente sachlich, Grenzen werden gezogen und wieder eingerissen, das Ringen um Ergebnisse und Beschlüsse ist oft mühsam.

Kann eine Software, auch wenn sie intelligent ist, diese Komplexität wirklich beherrschbar und transparenter machen? Kann ich – im Team oder im Management – einfacher, besser planen, steuern und umsetzen? Vor allem: Kann ich zeitgerecht mit knappen, weil teuren Ressourcen das nächste Release oder den Umzug des Rechenzentrums in Singapur liefern?

Efectes neues Kanban-Tool verspricht, diese Fragen mit ‘Ja’ beantworten zu können!

Wenn Sie Efecte Service Management bereits nutzen, können Sie das Kanban-Board ohne zusätzliche Kosten sofort einsetzen. Egal ob on-premises oder in der Cloud. Sie können sofort prüfen, ob das Versprechen eingehalten wird.

Das Kanban-Board ist komplett in Efecte Service Management integriert. Sie sparen sich den, vielleicht Monate dauernden, Integrationsaufwand mit anderen Tools und können sofort starten.

Voll integriert

Sie können das Kanban-Board sofort in den wichtigen IT Disziplinen nutzen:

  • Im Service Management setzen Sie es beispielsweise für das Problem Management ein. Sie können sämtliche, bereits vorhandenen Prozessimplementierungen, Workflows, Rollenmodelle, und Datenbestände wie z.B. Ihre CMDB weiter nutzen. Das Kanban-Board ist integraler Bestandteil Ihrer ITSM-Lösung.
  • Im Projektmanagement setzen Sie das Efecte Kanban-Board im einfachsten Fall ein, um die Zettelwirtschaft am physischen Board loszuwerden. Sie arbeiten effizienter und ohne Redundanzen, weil in einem Tool alle Informationen, Optimierungen und Learnings strukturiert verfügbar sind, die in parallel laufenden Projekten bisher separat dokumentiert und mühsam manuell konsolidiert wurden.

Das Kanban Board wird zu Ihrem Informationsknoten. Der Zugriff erfolgt von jedem beliebigen Endgerät mit Browser und das rund um die Uhr. Das Extrahieren von wichtigen Kennzahl für das Management und das Berichtswesen werden vereinfacht und schlucken weniger Zeit. Sie nutzen auch sofort Ihr etabliertes Rechte- und Zugriffsmanagement und die integrierte Kommunikation mit den im Unternehmen eingesetzten Mitteln wie z.B. E-Mail oder Ticketsysteme.

Ich habe bereits ein Ticket System – warum noch ein Kanban Tool?

Der klassische Durchlauf eines Incidents durch den Incident-Management-Prozess ist oft eindimensional. Jeder einzelne Incident wird für sich betrachtet. Zusammenhänge lassen sich in den Listenansichten nicht darstellen und erfassen. Ihre Helpdesk-Mitarbeiter stellen häufig die Erfüllung eines KPI-Zieles gleich, mit einem schnellen Schließen des Tickets. Der Arbeitsablauf ist monoton und beschränkt sich auf Routinen. Die fachliche Kreativität und oft genug auch die Motivation bleiben dabei auf der Strecke.

Das Efecte Kanban Board überbrückt diese Begrenzungen und eröffnet Chancen für ein schnelleres, präziseres und effektiveres Arbeiten.

Workfloweditor

Workfloweditor

Im Vergleich zu anderen Workflow- und Collaboration-Tools ist die integrierte Visualisierung von Ressourcen, die schnell erfassbare Statusinformation im Vergleich zu einem SLA und die Wahrnehmung kritischer Status- und Zeitparameter von großem Wert. Sie können  eigenverantwortlich Arbeitsabläufe festlegen, sinnvoll priorisieren und alle notwendigen Funktionen integrieren. Es sind somit die Mitarbeiter, die Fortschritt, variable Anpassung und (Task-) Zuordnung und Erfolg schaffen, nicht die durch Manager in starren Workflows festgelegten Kapazitäten. So ist Transparenz und Motivation für jeden Prozess, jedes Team und jeden betrieblichen Ablauf gewährleistet.

Wichtige Informationen auf einen Blick

Wichtige Informationen auf einen Blick

Sie finden an der Unterseite der Karten konfigurierbare Angaben zu den einzelnen Vorgängen. Hier (Bild rechts) im Service-Desk folgende Angaben:

  • über welchen Kanal wurde das Ticket eröffnet
  • seit wann ist es auf dem Board
  • Status des SLA (farbig hervorgehoben)
  • zugeordneter Bearbeiter

Damit gewinnen Sie allein durch die andere Art der Visualisierung viel Transparenz und Wissen um die einzelnen Vorgänge. Das ist nicht die einzige Wirkung, die der Einsatz eines Boards als Steuerungsinstrument in Ihrer Serviceabteilung haben wird. Es wird sich die Art und Weise der Zusammenarbeit verändern – zumindest wenn Sie das Board nicht einfach nur zur Anzeige nutzen. Die hinter Kanban stehenden Prinzipien ermöglichen diese Veränderung, wenn Sie es nur wollen und aktiv begleiten:

Feature & Funktion Nutzung & Anwendung Auswirkung
Prozess- und abteilungsübergreifendes Arbeiten Zweckgebundene, kontrollierbare Zusammenarbeit mit mehreren Fachabteilungen oder Experten in einem Tool. Optimale Nutzung von Wissen und Ressourcen im Querschnitt einer Organisation.
  • Integere Daten (sowohl zentral als auch auf Board- und Taskebene)
  • planbarer und nachvollziehbarer zeitlicher Ablauf
  • dynamisches Anpassen von Teams und Ressourcen
  • transparenter Status und Fortschritt
Information Sharing Alle relevanten – und nur diese – Infos sind an den Ablauf gebunden und im Tool sichtbar. Effizientere Meetings zu Themen wie: Optimierung, Automatisierung, Knowledge-Sharing etc.
Ad hoc Information-Management und Workflows Ihre IT-Teams nutzen die Workflows und Datenbestände, die Sie über Jahre in Ihrem ITSM-Tool implementiert haben. Agiles, serviceorientiertes Arbeiten ohne Bruch durch nicht-integrierte Tools.
Empowerment Jeder Mitarbeiter kann Boards erstellen, Teams definieren und Aufgaben bearbeiten. Mitarbeiter können Abläufe vereinfachen und die Organisation verbessern. Selbstorganisation und Selbstmotivation, kreatives Denken und Handeln, positive Erfahrung durch selbst generierte, nachweisbare Erfolge – der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt.

Bedeutet diese neue Flexibilität des einzelnen Mitarbeiters nun Chaos oder auch Überlastung der Teams? Es stehen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die es Ihnen leicht machen das Tool zu benutzen, Workflows zu organisieren aber auch zu überwachen und zu steuern:

Efectes Kanban-Board bringt viele vorgefertigte Templates mit. Diese erleichtern das Kreieren eines neuen Boards und sind für die speziellen Bedürfnisse jederzeit anpassbar. Wenn Sie beispielsweise Security-Incidents bearbeiten wollen, laden Sie eine Vorlage. 

Einstellungsmöglichkeiten für Efectes Kanban-Board

Konfiguration eines Boards

Diese enthält Richtlinien zur Strukturierung Ihres Workflows. Die Vorlagen sind in allen Punkten anpassbar und können natürlich auch entfernt werden, sodass Sie Ihren Security-Incident-Prozess bequem abbilden können.
Mit wenigen Klicks können Sie einen neuen Workflow auf Basis des ausgewählten Templates erstellen und anpassen:

  • Lanes (Spalten) definieren den Ablauf und Status
  • IDs helfen die Vorgänge einzuordnen und zu katalogisieren
  • Labels kennzeichnen Kategorien und Tasks
  • Status und Farben dienen der Priorisierung
  • Assignments, Owner, Zeitstempel und Deadlines werden definiert
  • Einzelne Informationen können versteckt werden – Sie können die Sichtbarkeit aber auch konditionell – z.B: abhängig von Kategorie oder Kontakttyp gestalten

Beim Sichern entscheidet das Profil des Mitarbeiters, ob er abteilungs- und funktionsübergreifende Boards erstellen kann oder nur für sich selbst. Sie entscheiden so über die Breite des Einsatzes und halten automatisch die Richtlinien der allgemeinen Governance und der IT Security Policy ein.

WIP-Limit einer Spalte ist überschritten

WIP-Limit einer Spalte ist überschritten

Um innerhalb eines Workflows und der involvierten Ressourcen einen reibungslosen Ablauf oder auch Überlastung zu vermeiden, können die einzelnen Task-Queues limitiert werden. Work in Progress (WiP) Limits sind ein wichtiger Bestandteil der Kanban-Methode. Dadurch können einer Spalte (einem Arbeitsschritt) keine weiteren Taksks hinzugefügt werden. Es müssen erst Aufgaben aus der Spalte abgearbeitet werden. „Stop starting – start finishing“ – ein wichtiger Grundsatz, um ein Flusssystem zu etablieren. Sie müssen die Limits für die laufende Arbeit nicht manuell erzwingen oder händisch den Zeitverlauf und Erfüllungsgrad tracken. Sie setzen die gewünschten Limits und das System blockiert entweder jeden Versuch, diese zu überschreiten, oder benachrichtigt Sie in einem solchen Fall.

Warnmeldung beim Erreichen des WIP-Limits

Warnmeldung beim Erreichen des WIP-Limits

Alle Karten sind direkt editierbar und können per drag&drop verschoben werden. Warteschlangen haben mit den größten Anteil an der Senkung der Teameffizienz. Wenn Sie diese Visualisierung durch WIP-Limits unterstützen, können Sie leichter für Bewegung und Fortschritt sorgen. Damit steigern Sie die Stabilität Ihres Flows. Diesen überwachen Sie mit den mitgelieferten Analysewerkzeugen.

Das Kanban-Bord von Efecte ist nicht nur ein Board, wie viele auf dem Markt. Das neue Tool ist vollständig in die Efecte-Plattform integriert, so dass Nutzer allein durch Verschieben einer Aufgaben-Karte automatisierte Workflows auslösen können und die entsprechenden Regeln eingehalten werden:

Einhaltung des Workflows auch im Kanban-Board

Einhaltung des Workflows auch im Kanban-Board

Sie nutzen Ihre Rollen und Approval-Prozesse genauso wie bisher auch. Es können die vorhandene Verfahren automatisch angestoßen und Benachrichtigungen versendet werden. Oft hinderliche Reibungsverluste bedingt durch die Einführung neuer Tools entfallen so. Wenn Sie mit dem Einrichten Ihres Workflows fertig sind, können Sie Routineaufgaben automatisieren, die vom Team wiederholt manuell ausgeführt werden. Dabei helfen Ihnen eine Vielzahl von nach dem „Wenn-Dann“-Prinzip funktionierenden Laufzeitregeln, die durch vordefinierte Ereignisse ausgelöst werden.

Efectes Kanban-Board nutzt wesentliche, aus Kanban und Scrum bekannte, Prinzipien, wie z.B. Flexibilität bei Anforderungsänderungen, Regelmäßigkeit der Zusammenarbeit kleiner Teams, Stärkung der sich selbst organisierenden Mitarbeiter. Aber auch bewährte Vorgehensweisen aus Bereichen wie Qualitätsmanagement und -verbesserung, Prozess und Workflow Performancemessung und -Optimierung sind eingebaut. Das macht das Tool noch nicht zu etwas Besonderem.
Es sind einige, sehr wesentliche Funktionen, die Efectes Kanban-Board nicht nur zu einem mächtigen Produktiv- und Kollaborationswerkzeug machen, sondern auch einen erheblichen Einfluss auf die Mitarbeitermotivation und die Serviceerbringung ausüben. Allem voran sind das einerseits die Einbindung in die bestehende ITSM Plattform – und damit verbunden – eine fast sofortige Produktivität für motivierte, sich selbst organisierende Mitarbeiter. Andererseits ist es die Unabhängigkeit von Methoden: Es ist vielleicht etwas unglücklich, dass Efecte das Board explizit Kanban-Board genannt hat. Dem Werkzeug ist es egal, welche Methode Sie einsetzen: Kanban, Scrum oder andere agile und nicht agile Arbeitsweisen. Die Flexibilität lässt die praxisgerechte Umsetzung vieler Anwendungsfälle zu.

Ihre Nutzer setzen das Kanban-Board über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg ein – im ITSM, der HR- oder in der Finanz-Abteilung bis hin zum Facility Management. Für Projektmanagement, im Software-Design oder der Entwicklung, dem Service-Desk oder speziellen Abläufen  bei der Service-Erbringung. Sie bewegen sich dabei in der bestehenden Organisation, Ihren dokumentierten Prozessen, den Regeln und natürlich Ihrem etablierten Rollenmodell.
Sie nutzen jetzt flexible Taskzuweisungen über Abteilungs- und Funktionsgrenzen hinweg und reduzieren so die Einschränkungen des ‘Silo-Denkens’. Die Serviceerbringung steht im Mittelpunkt: Incident-Management wird zum Service Desk, Change Management wird zu einem fliessenden, WIP basierenden Vorgang. Es werden die Experten involviert, die gerade nötig sind. Egal ob aus der IT oder dem Controlling.
Das Werkzeug hebt sich im Einsatz ab von Begrenzungen im Arbeitsalltag, indem Prozesse, Entwicklung und Services im Querschnitt durch die Organisation eigenverantwortlich kreiert und gesteuert werden können.

André Jung

Service-Management-Experte, Musiker & Motorrad-Sicherheitstrainer


Seine langjährige, operative Erfahrung im Betrieb globaler IT-Infrastrukturen mit Service-Management-Tools aller Couleur hat gezeigt, dass es keine Servicequalität ohne Tools gibt. Mehr Tools erhöhen die Qualität jedoch nicht. Mit seinem Know-How, gewonnen im Einsatz heterogener ITSM-Tools, verhilft er seinen Kunden zu planbarer Servicequalität ohne teure Spätfolgen.

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