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Changes in 4me vollständig planen und automatisiert steuern

4me Change-Management Überblick

Einer der wichtigsten Prozesse für Ihren sicheren und zuverlässigen IT-Betrieb ist nach wie vor das IT-Change-Management.  Es besteht aus vielen aufwendigen Schritten von der Erfassung bis hin zum Review. Die zugehörige ITIL 4 Practice heißt „Change Enablement“. 

Viele Organisationen beißen sich an diesem Prozess die Zähne aus. Je komplexer eine Organisation ist, umso höher ist der Implementierungsaufwand beim Design und der Einführung eines übergreifenden Change-Prozesses. Eine entsprechende Toolunterstützung ist gerade im Change-Management unumgänglich. Im ITSM-Tool 4me steht Ihnen ein vollständiger, und wie immer, intuitiver Workflow zur Verfügung.

Das Prinzip für Change-Management in 4me ist ganz einfach. Es gibt nur drei integrierte Workflows-Ansätze, die vollständig automatisiert miteinander arbeiten:

Die drei Workflows, aus denen jeder Changeprozesse zusammengesetzt wird.

Der Risk- & Impact-Workflow steuert die Aufgaben, die zur Risiko- und Auswirkungsanalyse Ihrer Changes relevant sind. Der Approval-Workflow bezieht die Personen ein, die zum jeweiligen Change entsprechendes Feedback geben sollen. Im Implementierungsworkflow werden alle hinterlegten Aktivitäten sequentiell oder parallel abgearbeitet.

Changes in 4me vollständig planen und automatisiert steuern 1

Sie können den Workflow eines Change-Prozesses bis auf die einzelnen Tasks planen. Sie stellen damit sicher, dass beispielsweise alle notwendigen Genehmigungen vorhanden sind.

Übersicht aller aktiven Changes in 4me

Übersicht aller aktiven Changes in 4me

Das Modul Change-Management in 4me stellt eine zentrale Perspektive aller aktiven Changes dar, in der Sie über die Filtermöglichkeiten schnell Ihre zugewiesenen oder offenen Change-Aktivitäten sehen können. Sie legen einen Change-Antrag sehr schnell an: die wichtigsten Felder sind vorkonfiguriert und Sie können per Drop-Down auswählen.  Neben den entsprechenden Ergänzungen zum Inhalt und der Beschreibung des Changes, wählen Sie natürlich die hinterlegten Services und Kategorien aus.

Manuell können Sie immer Incidents oder Probleme verlinken. Eine direkte Erstellung eines Changes aus einem Incident- oder Problem-Ticket ist ebenso möglich.

Formular für einen Change in 4me

Formular für einen Change in 4me

Das Anlegen geht schnell. Wirksam wird ein Antrag (Request for Change) erst, wenn alle notwendigen Aufgaben im Change-Formular hinterlegt wurden. An dieser Stelle wartet 4me wieder mit einem innovativen Ansatz, der Sie schnell zum Ergebnis führt:

Über die integrierte „GANTT-Chart – Technologie“ können Change-Tasks schnell und einfach eingebunden werden.

Ablauf eines konkreten Changes mit allen Aufgaben in der GANTT-Darstellung

Ablauf eines konkreten Changes mit allen Aufgaben in der GANTT-Darstellung

Neue Aufgaben für den Change

Sie haben die Möglichkeit, manuell („Hinzufügen Task“) eigene Aufgaben zu erstellen. Sie können auch aus der Liste der vordefinierten Change-Vorlagen eine Vorlage auswählen. Die Vorlagen verwalten Sie separat in 4me und pflegen diese zentral. Die in der Change-Vorlage hinterlegten Tasks werden direkt für den Change übernommen und Sie können diese bearbeitet, erweitern oder löschen.

Die Dauer eines Tasks können Sie mit der Maus durch ziehen des Aktivitätsbalken (im rechten Frame) verkürzen oder verlängern. Ebenso können Sie die Abhängigkeiten der einzelnen Tasks untereinander per Mausklick bearbeitet werden. So konfigurieren Sie ob Aufgaben sequentiell oder parallel abgearbeitet werden können.

Bearbeiten eines Changes im GANTT-Diagramm

Bearbeiten eines Changes im GANTT-Diagramm

Meiner Meinung nach ist die Planung die wichtigste Aufgabe. Sie dürfen alles, was im Rahmen des Changes betrachtet werden soll, aufführen und einplanen. Je genauer Sie planen, was alles für die Umsetzung des Changes notwendig ist, umso weniger böse Überraschungen gibt es bei der Durchführung.

Gerade Testen oder Dokumentation werden ja immer wieder gerne vergessen – hier können Sie mit entsprechenden Change-Vorlagen gegensteuern. Sie erstellen entsprechende Vorlagen und bei jedem Change-Antrag werden die Tasks automatisch eingefügt. So wird nichts mehr vergessen.

Sind alle Angaben hinterlegt, können Sie den den Change-Workflow starten. Ab nun ist eine vollständig automatisierte Abarbeitung möglich. Mit den hinterlegten Workflows startet der Change mit allen Genehmigungen und Aufgaben – je nach Change-Typ natürlich.

4me verfügt über eine integrierten Change-Kalender. Damit haben Sie schnell und tagesaktuell die Übersicht, welche Änderungen anstehen. Sie dürfen beachten, dass 4me im im Change-Kalender ausschließlich Changes in der Implementierungsphase anzeigt. So bleibt die Anzeige übersichtlich und fokussiert auf das Wichtige.

Alle auf einen Blick: Change-Kalender in 4me

Alle auf einen Blick: Change-Kalender in 4me

Mein Fazit:

Intuitive Umsetzung eines wichtigen Prozesses im Service-Management mit erleichterten Funktionen, damit Sie und Ihre Kollegen schnell Changes beantragen können und für die Bearbeitung die notwendige Sicherheit und Sorgfalt sichergestellt wird.

Weiter Beiträge und Videos zu 4me finden Sie direkt auf der 4me-Produktseite.

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Michael Thissen

Gründer servicemanagement.tools


Mit dem Ansatz „Jedes Unternehmen ist Dienstleister seiner eigenen Organisation“ erarbeitet Michael Thissen als Andersdenker und strategischer Berater für echten Service gemeinsam mit seinen Kunden echtes Servicedenken und hilft ihnen dabei, Ziele zu definieren und zu erreichen.
Michael Thissen ist Gründer von servicemanagement.tools und der Greensocks Consulting.

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