#Toolauswahl - schnell & einfach zum passenden Tool

Sparen Sie bei der Auswahl eines Tools:

  • Ihre Zeit, durch vordefinierte und praxisrelevante Anforderungen
  • Ihr Geld, weil Sie auf kostspielige externe Beratung verzichten
  • Ihre Nerven, weil Sie nur mit den Herstellern sprechen, die zu Ihnen passen
  • Ihre Zeit, durch vordefinierte und praxisrelevante Anforderungen
  • Ihr Geld, weil Sie auf kostspielige externe Beratung verzichten
  • Ihre Nerven, weil Sie nur mit den Herstellern sprechen, die zu Ihnen passen

Vermeiden Sie diese 5 Fehler bei Ihrer Tool-Auswahl:

75% aller Unternehmen, die eine neue Software für IT-Service-Management, Enterprise-Service-Management, Customer-Service-Management oder Financial-Management suchen, machen diese fünf grundlegenden Fehler.


Damit Ihnen diese Fehler nicht auch passieren, klicken Sie auf die Überschriften und erfahren Sie mehr:

Der Anforderungsfehler.

Sie erfassen mühsam und zeitaufwendig alle Anforderungen aus allen Abteilungen. Jeder darf seine Spezialanforderungen einbringen. Am Ende suchen Sie die eierlegende Wollmilchsau.


So bitter es klingt: Sie werden in den nächsten 5 Jahren einen Bruchteil davon umsetzen


Für Sie persönlich bedeutet das: Sie verschwenden viel Zeit in internen Meetings und Ihr Tagesgeschäft leidet massiv darunter. Die Toolauswahl zieht sich unnötig in die Länge.

Der Beraterfehler.

Sie beauftragen einen Berater, der die Anforderungserhebung für Sie durchführen soll. Der wird genauso mit allen Abteilungen sprechen und alle Anforderungen erfassen. Er wird wahrscheinlich Ihre Fachabteilungen noch auf ganz neue Ideen bringen, so dass der Anforderungskatalog noch umfangreicher und unübersichtlicher wird.


Der Berater kostet Geld - für eine Toolauswahl meist zwischen 15.000,00 € und 35.000,00 €.

Geld, welches Ihnen für dringend benötigte Investitionen in die Infrastruktur, Sicherheit oder für Projekte dann fehlt.

Die Scheingenauigkeit.

Die große Excelliste mit den ganzen Anforderungen verfügt über eine ausgefeilte Logik für die Ermittlung des Erfüllungsgrades der einzelnen Tools.


Sie werden feststellen, dass sich der Erfüllungsgrad zwischen dem Erstplatzierten und dem Hersteller auf Rang 4 um nur wenige Prozentpunkte unterscheidet. 


Sie bekommen kein klares Ergebnis. Ein Unterschied von 6,75% zwischen dem Ersten und Vierten ist nun mal nicht signifikant. Es besteht die große Gefahr, dass sie aufgrund der Angaben des Herstellers die falsche Entscheidung treffen.

Die Zeitfresser.

Sie haben alle Anforderungen erfasst und senden eine Excelliste mit 875 Anforderungen an 15 Hersteller.


Jeder Hersteller wird Sie kontaktieren, einen Termin mit Ihnen vereinbaren wollen und sie regelmäßig anrufen. Die Hersteller werden jede Menge Rückfragen haben. Mit jedem Telefonat wird der Hersteller versuchen, Sie vom Vorteil seines Tools zu überzeugen.


Mit jedem Anruf, mit jeder eMail von einem der Hersteller werden Sie aus Ihrer Arbeit gerissen

Sie werden ganz viel Zeit damit verbringen, die Anrufer abzuwimmeln, insbesondere dann, wenn Sie sich gegen ihn entschieden haben.

Das Wichtigste vergessen.

Die Toolauswahl dauert lang. Ihre Führungskräfte werden schnell ungeduldig. Am Ende bleibt Ihnen nur wenig Zeit, die Angaben der Hersteller zu überprüfen. Für die Demonstration der Tools bleiben Ihnen, wenn Sie Glück haben, maximal 2 Wochen.


Sie werden nach Excelliste entscheiden und erst später feststellen, ob das Tool Ihre Fach- und Qualitätsanforderungen erfüllt. Die Gefahr einer Fehlentscheidung ist groß.


Sie suchen ein Tool aus, bei dem Sie erst in der Implementierung feststellen, was wirklich funktioniert und was nicht. Dadurch wird die Implementierung viel teurer als geplant und Deine Nutzer sind unzufrieden.

Quelle: eigene Befragung von 270 Menschen, die bereits eine Toolauswahl durchgeführt haben (Oktober 2018)

In 5 Schritten zum optimalen Tool:

In 5 Schritten zum optimalen Tool für Ihr Service-Management

Mit dem richtigen Vorgehen bei der Auswahl eines Service-Management-Tools können Sie die 5 häufigsten Fehler auf jeden Fall vermeiden. Allein dadurch sparen Sie sich viel Zeit, die Sie insbesondere für den Proof-of-Concept (Schritt 5) aufwenden können. Dieser Schritt ist besonders wichtig und stellt sicher, dass das Tool eine breite Akzeptanz findet und Sie die gewünschten Anforderungen umsetzen können.

1

Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Tools verfügbar sind. Sie finden bei uns zu jedem Produkt hochwertige Informationen inklusive Screenshots, Videos und allen Produktdetails. Sie können hier eine erste Vorfilterung nach den wichtigsten Kriterien vornehmen. Das sichert Ihnen schon im ersten Schritt Klarheit, welche der vielen Service-Management-Tools für Sie relevant sind.

2

Im Detailvergleich wählen Sie direkt online aus den vordefinierten Anforderungen, die individuell für Sie passenden aus. Sie vermeiden damit langwierige interne Workshops, Diskussionen und Kosten für externe Berater. Das erspart Ihnen messbar Zeit und Geld. Sie vermeiden damit eine kostspielige Fehlentscheidung.


Sie erhalten sofort online eine Auswertung, wie die einzelnen Tools Ihre Anforderungen erfüllen. Das bringt Ihnen eine qualitativ hochwertige, unabhängige Übersicht, welches Tool für Sie das Passende ist. Sie können die Auswertung flexibel nach verschiedenen Kriterien abwägen. Damit treffen Sie eine fundierte Entscheidung.

3

Kontaktieren Sie nun maximal drei Hersteller, mit denen Sie ins Gespräch gehen. Sie können denen direkt aus der Auswertung Ihre Anforderungen per Mail senden. So wissen alle Seiten von Anfang an, worum es konkret geht. Sie sparen Zeit, weil Sie nur mit Herstellern sprechen, die wirklich zu Ihren Anforderungen passen. Sie vermeiden nervige Anrufe der einzelnen Hersteller und können sich auf Ihre Toolauswahl konzentrieren.

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Erstellen Sie ganz konkrete Szenarien, wie sie mit dem Tool arbeiten wollen und können. Diese Szenarien lassen Sie sich von den Herstellern zeigen. Achten Sie bitte darauf, dass der Hersteller offen legt, was er angepasst hat, damit er das Szenario auch so zeigen kann. Das schützt Sie vor unvorhergesehenen hohen Kosten bei der Implementierung, weil Sie so wissen, was "out-of-the-Box" funktioniert und was nicht

5

Nach den Demonstrationen haben Sie einen Favoriten. Mit dem starten Sie den Proof-of-Concept, weil Sie so sicherstellen können, dass das Tool auch wirklich das leistet, was der Hersteller verspricht.

Nehmen Sie das Szenario, welches für Ihre Organisation die größte Veränderung zum aktuellen Stand bedeutet. Setzen Sie es gemeinsam mit allen internen Beteiligten um. Probieren Sie das Tool intensiv aus. 

Dieses Vorgehen ermöglicht Ihnen, zusammen mit Ihren Kollegen, fundiert abzuwägen, ob der Favorit wirklich das richtige Tool ist. Das verhindert auch, dass jemand im Nachgang die Toolauswahl anzweifelt.

Beantworten Sie jetzt diese 4 Fragen, um in weniger als einer Minute eine detaillierte Übersicht der passenden Service-Management-Tools zu bekommen:

  • Toolauswahl in wenigen Wochen
  • 460 vordefinierte Anforderungen
  • detaillierte Sofort-Auswertung 
  • direkter Kontakt zum Hersteller

Das passende Service-Management-Tool zu finden ist gar nicht so einfach. Gerade in der ersten Phase der Evaluierung investieren Unternehmen viel Zeit. Das Aufnehmen aller Anforderungen, das Erstellen der Anforderungsliste, das Anschreiben der Hersteller und die Auswertung dauern gern mehrere Monate. Und selbst wenn Sie dann einen Sieger haben, wissen Sie meist nicht wirklich viel über das Werkzeug und haben schon jede Menge Zeit mit Vertriebsmitarbeitern der angeschriebenen Hersteller verbracht.

Diese Zeit können Sie sich sparen! Nutzen Sie unsere Transparenz-Plattform. Hier bekommen Sie alle relevanten Informationen über die verfügbaren Softwareprodukte für Ihr Service-Management. Egal ob IT-Service-Management, Enterprise-Service-Management oder Industrial-Service-Management. Mit dem Produktvergleich, der Herstellerübersicht, den Produktdetails und dem Magazin sind Sie stets top informiert!

Die neusten Fachbeiträge im Magazin:

Assets. Klingt nach Kapitalanlagen, Finanzberatung, Anlageklassen. Passt nicht so ganz zu einem Service-Management-Tool, oder? Was erwartet Sie beim TOPdesk Asset-Management-Modul, das in diesem Beitrag im Mittelpunkt steht? Service-Asset- and ... weiterlesen

Die Zukunft ist digital. Produkte und Services werden zunehmend digitalisiert und Unternehmen stecken in der digitalen Transformation, um diese Zukunft nicht zu verpassen. Man will noch näher beim Kunden ... weiterlesen

Einer meiner Lieblingsthemen im Service-Management ist das Service-Request-Management (auch als Request-Fulfillment bekannt). Bei einem intensiven Austausch mit den sympathischen Kollegen der DCON Software & Service AG haben wir uns ... weiterlesen

Expertenwissen für mehr Erfolg bei der Toolnutzung:

IT, HR, und Facility klagen alle über eine hohe Arbeitsbelastung. Viele Standardvorgänge fressen die Zeit der Mitarbeiter auf. So stehen diese nicht für die wichtigen Projekte zur Verfügung. Automatisierung ist der Schlüssel, um die Effizienz von Serviceeinheiten massiv zu steigern.

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Self-Services bieten einen hohen Nutzen für Kunden und Dienstleister. Erfahren Sie, was Sie dabei genau beachten dürfen und wie Sie mit Self-Services starten.

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Sie erfahren, wie Sie Schritt für Schritt zum für Ihr Service-Management passende Service-Management-Tool kommen. (inklusive Download der Anleitung)

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Weitere Fachbeiträge und Videos finden Sie im Magazin

Events & Veranstaltungen:

Jul 21 um 10:00 – 10:45
10:00
Automatisierte Aktionsabfolgen ersparen viel Arbeit. Lernen Sie in diesem Webinar die Grundlagen der Aktionsabfolgen und der (TOPdesk-) API kennen. In diesem 45 minütigen Webinar gehen wir auf die Theorie von APIs und Aktionsabfolgen ein, und[...]

Wofür suchen Sie ein Tool?

IT-Service-Management


Das Anbieten von IT-Services ist ein Geschäft. Jedes Geschäft braucht ein ERP-System, in dem alle Daten des Unternehmens zusammenlaufen. Genau das darf ein gutes IT-ITSM-Tool, Ticketsystem, Helpdesk-Software oder Service-Desk bieten: Die Abbildung aller relevanten IT-Service-Management-Prozesse.


Welche Prozesse für Sie relevant sind, das hängt von der Ausprägung Ihrer ITSM-Prozesse ab. Nicht nur, welche bei Ihnen im Unternehmen etabliert sind, sondern auch, wie diese genau aussehen, wie sie miteinander verknüpft sind und welche KPI für Sie einen Wert haben. Spielen Self-Services, ein Portal und die Automatisierung eine Rolle für Sie?


Das eine ITSM-Tool, welches für jeden Anwendungsfall passt, gibt es nicht. Mit unserem Vergleich finden Sie das für Sie und Ihre konkrete Situation passende ITSM-Werkzeug.

IT-Service-Management

Enterprise-Service-Management


Die IT-Abteilung war der erste Bereich im Unternehmen, in dem explizit und bewusst Service-Management-Prozesse etabliert wurden. Dort haben Sie und Ihr Unternehmen gelernt, welche Fehler auf der Reise passieren und wertvolle Erfahrung gesammelt. Nun ist es Zeit, in weiteren Abteilungen Ihres Unternehmens Service-Management-Prozesse aufzubauen:

  • Personalabteilung / Human-Ressource (HR)
  • Facility-Management / Haustechnik
  • Rechtsabteilung
  • Buchhaltung


Die eine tolle Software für Enterprise-Service-Management gibt es nicht. Ihre Anforderungen an ein ESM-Tool bestimmen, welches für Sie das Passende ist. Nutzen Sie unseren Vergleich, um dieses für Ihr Unternehmen zu finden.

Enterprise-Service-Management

Service-Management


Egal ob ITSM oder ESM, Service-Management wird eingeführt, um Skaleneffekte zu nutzen und eine gleichbleibende, gute Servicequalität anzubieten. Dies erreichen Sie durch die Standardisierung und die Automatisierung Ihrer Serviceprozesse in den jeweiligen Serviceeinheiten.


Mit Hilfe digitaler Self-Services optimieren Sie die internen Abläufe und sorgen für ein jederzeit wiederholbares, gutes Serviceerlebnis für Ihre Kunden. Mit Hilfe eines Self-Service-Portals haben diese jederzeit Zugriff auf diese Angebote. Ihnen ist es egal, wann sie diese wahrnehmen, denn Ihre Prozesse sind automatisiert und funktionieren rund um die Uhr.


All das leisten heute Service-Management-Tools. Ihre Suche nach einem Service-Management-Tool unterstützen wir mit unserem Produktvergleich. Starten Sie gleich jetzt!

Service-Management

Industrial-Service-Management


Ihr Unternehmen wartet Industrieanlagen, Automatisierungstechnik oder ist Hersteller dieser? Sie koppeln Ihre Produkte mit produktbegleitenden und digitalen Dienstleistungen? Dann sind Sie ein Service-Anbieter. 


Installation, Instandhaltung, Reparatur, Wartung oder die Lieferung von Ersatzteilen - alles Vorgänge, die einen direkten Einfluss auf die Kundenzufriedenheit haben. Alles Prozesse, die mit Hilfe von bekannten Service-Management-Prozessen und -Werkzeugen standardisiert und wiederholbar gut durchgeführt werden können.


Für Industrieunternehmen und die Hersteller von Industrie- und Automatisierungsanlagen liegt in diesem Bereich ein unglaubliches Potential für die Steigerung der Effizienz und die Senkung von Kosten. Das passende Werkzeug für diesen technischen Service finden Sie mit unserem Vergleich.

Industrial-Service-Management

Wer steckt hinter servicemanagement.tools?

Kaum eine Frage wird in Projekten zum Service-Management so intensiv diskutiert wie: "Welches Tool sollen wir nehmen?" - Es wird viel Zeit und Geld in die Erstellung von Anforderungslisten investiert. Sie glauben nicht, wie viele Bachelor- oder Masterarbeiten es zu diesem Thema gibt. Die Beauftragung von Beratern für das Erstellen der Anforderungsliste ist ebenso ein übliches Vorgehen. Doch was nutzt es?

Robert Sieber und Michael Thissen, die beiden Gründer von servicemanagement.tools, sind sich sicher, dass die Zeit und das Geld viel besser angelegt sind, wenn es für den Kern der Aufgabe verwendet wird: Aufbau einer echten Kunden- und Serviceorientierung im Unternehmen.

Robert Sieber ist Gründer des IT-Management-Podcast und des Servicenerds.Camps. Als pragmatischer Berater unterstützt er Unternehmen, die es mit Service-Management wirklich ernst meinen.

Michael Thissen ist Autor des Service Guide und Kopf seiner Firma GreenSocks Consulting, die zugleich Rahmen und Dach für die Arbeit mit ausgewählten Partnern ist.

Transparenzhinweis:

Michael Thissen und Robert Sieber haben das Ziel, den Markt für Lösungen und Tools rund um das Thema Service-Management transparent zu gestalten. Sie als Besucher und Nutzer haben die Möglichkeit haben, sich schnell und unkompliziert über die verfügbaren Tools am Markt zu informieren und so viel schneller eine Entscheidung zu treffen, welches Tool für Sie das richtige ist.


Dazu produzieren wir Videos, schreiben Blogbeiträge, gehen auf Veranstaltungen und pflegen einen umfangreichen Fragebogen, mit dem Sie sich jede Menge Arbeit ersparen. Die Beiträge und Videos erstellen wir redaktionell und stecken jede Menge Arbeit rein. All das steht Ihnen kostenlos zur Verfügung. 


Das Projekt servicemanagement.tools finanziert sich ausschließlich über feste monatliche Beträge der vertretenen Hersteller. Wir bekommen keinerlei Provision für das Vermitteln von Kontakten oder Projekten. 


Das sichert uns die größtmögliche Unabhängigkeit. Ihnen gibt es die Gewissheit, dass wir keinen Hersteller bevorzugen, nur weil wir bei diesem die meisten Provision bekommen. Das gilt genauso für die Ergebnisse im Vergleich. Das Ergebnis beruht ausschließlich auf unseren Anforderungen, Ihrer Bewertung und den Antworten der Hersteller. Einfach, transparent und nachvollziehbar.

Finden Sie das passende Tool für Ihr Service-Management


Nutzen Sie den Tool-Vergleich, um Ihren Auswahlprozess zu beschleunigen und informieren Sie sich umfassend über die in Frage kommenden Werkzeuge: